Dit is hét moment om duurzaam cashmanagement te implementeren

Inleiding

Tijdens de economische crisis is extra duidelijk geworden dat binnen veel ondernemingen sprake was van passief cash- en werkkapitaalmanagement. De focus binnen deze ondernemingen ligt op omzet en winstdoelstellingen, en in veel mindere mate op cash- en werkkapitaaldoelstellingen. Deze focus leidt vaak tot een gebrekkig inzicht in de ‘cash-drivers’ van de onderneming, gebrekkig inzicht in de liquiditeitsontwikkeling en een hoog werkkapitaalbeslag.

De economische crisis heeft het belang van proactief cash- en werkkapitaalmanagement aangetoond en biedt een goed momentum om dit binnen de onderneming te implementeren en te borgen. De urgentie voor cash- en werkkapitaalmanagement bestaat niet enkel voor de ondernemingen die in liquiditeitsproblemen (dreigen te) komen, maar voor alle ondernemingen. Voor ondernemingen in (dreigende) liquiditeitsproblemen zal de nadruk liggen op het op zeer korte termijn verkrijgen van inzicht in en grip op de liquiditeitsontwikkeling en het winnen van tijd om herstructureringen door te voeren. Voor de overige ondernemingen zal de focus meer liggen op het verkrijgen van een beter inzicht in de liquiditeitsontwikkeling door middel van de implementatie van een gedegen cashflow forecast en het verlagen van het werkkapitaal. Deze verlaging resulteert in onder andere het niet schenden van bankconvenanten, het genereren van kapitaal en een toename van het rendement op geïnvesteerd kapitaal.

Het momentum is gecreëerd doordat enerzijds binnen veel ondernemingen het belang van cash duidelijk is geworden en cash en werkkapitaal zodoende breder gedragen worden. Anderzijds heeft de economische crisis ervoor gezorgd dat in veel ondernemingen de financiële functie een grotere stem heeft gekregen.

Veel ondernemingen nemen maatregelen op het gebied van cash/ en werkkapitaalmanagement die reactief zijn, en geen structurele verbeteringen zullen brengen. Om ook in de toekomst in staat te zijn tijdig te reageren op veranderende omstandigheden en om het werkkapitaal blijvend te verlagen, is het essentieel om over te gaan op duurzaam en proactief cash- en werkkapitaalmanagement.

Waarom nu?

Nu is het moment om duurzaam en proactief cash- en werkkapitaalmanagement op de agenda te plaatsen. De huidige economische crisis heeft de urgentie aangetoond en zorgt voor het juiste momentum.

Urgentie

De economische crisis heeft de urgentie om de cash en het werkkapitaal beter te managen vergroot. Hieraan kunnen verschillende oorzaken ten grondslag liggen, te weten:

• (Acute) liquiditeitsproblemen. Sterk teruglopende vraag veroorzaakt een negatieve cashflow waardoor de onderneming in betalingsproblemen dreigt te komen.
• Bankconvenanten. Overeengekomen ratio’s van de bankconvenanten dreigen niet te kunnen worden gehaald, waardoor een ‘breach of covenants’ dreigt.
• Oplopend werkkapitaal. Betaalgedrag van afnemers verslechtert, de voorraad loopt op door het inzakken van de vraag en leveranciers leggen druk op om sneller betaald te worden.
• Kapitaalbehoefte. Banken stellen strengere eisen aan leningen, tegen een hogere rente. Bedrijven zijn hierdoor onder andere aangewezen op het verzorgen van interne financiering.
• Stakeholders. Aandeelhouders en banken verlangen meer aandacht voor, inzicht in en controle over het werkkapitaal.

Momentum

Naast de verhoogde urgentie is het momentum gecreëerd om een dergelijk project succesvol en door de gehele onderneming gedragen te implementeren. Enerzijds doordat de urgentie zorg draagt voor het onderkennen van het belang van cash en werkkapitaal en het verhogen van het bewustzijn hieromtrent. Anderzijds heeft de financiële functie gedurende de crisis in veel gevallen meer zeggenschap gekregen. De urgentie, de interne bewustwording, en de versterkte positie van de financiële functie maken dit tot hét moment om duurzaam en proactief cash- en werkkapitaalmanagement te implementeren.

Belang van cash

Bij dreigende liquiditeitsproblemen of een faillissement is het belang van cashmanagement evident. Door actief cashmanagement kan tijd worden gewonnen om een herstructurering door te voeren. Ook wanneer een onderneming moeite heeft om aan de gestelde ratio’s van de bankconvenanten te voldoen, er sprake is van een sterk oplopend werkkapitaal, of wanneer externe financiering te duur is, is het belang vaak duidelijk. Echter, ook wanneer de noodzaak geringer is, kan actief cash- en werkkapitaalmanagement van groot belang zijn. Actief cash- en werkkapitaalmanagement verhoogt het rendement op het geïnvesteerde vermogen. Enerzijds doordat de winstgevendheid wordt verhoogd en anderzijds doordat het geïnvesteerde vermogen kan worden verlaagd.

De verhoging van de winstgevendheid kan gerealiseerd worden doordat binnen alle drie de werkkapitaalprocessen kosten kunnen worden bespaard. Veelvoorkomende initiatieven ter verhoging van de winstgevendheid zijn:

• Order-to-Cash-proces. Invoering van een robuust en proactief ‘credit risk management’ proces resulteert in minder afschrijvingen op oninbare vorderingen.
• Forecast-to-Deliver-proces. Een strakker voorraadmanagement en het verlagen van de voorraad resulteren in een verlaging van de opslagkosten en afschrijvingskosten op incourante voorraad.
• Purchase-to-Pay (PtP)-proces. Een efficiënter en geoptimaliseerd PtP-proces resulteert in kostenreductie door enerzijds het afdwingen van betere inkoopcondities en anderzijds reductie van het aantal benodigde fte’s.

De verlaging van het werkkapitaal zorgt voor vrijgemaakte cash, dat onder andere wordt gebruikt om schulden af te lossen, waardoor de interestkosten zullen dalen. Ook kan de cash worden gebruikt om terug te geven aan de eigenaren van de onderneming, hetgeen leidt tot een lager geïnvesteerd eigen vermogen.

De hogere winstgevendheid, in combinatie met een lager geïnvesteerd vermogen, kan resulteren in een aanzienlijke stijging van het rendement op het geïnvesteerde vermogen.

Proactief en duurzaam cash- en werkkapitaalmanagement

Het belang van cash en werkkapitaal vraagt om een proactief en duurzaam management ervan. Dit betreft zowel het vergroten van het inzicht in en de grip op de kasstromen als het continu streven naar optimalisatie van het werkkapitaalbeslag binnen de drie werkkapitaalprocessen. De basis van proactief cashmanagement bestaat uit:

• een goed inzicht krijgen in zijn kasstromen en de ontwikkeling daarvan;
• het continu ontplooien van initiatieven om werkkapitaal te verbeteren;
• het geven van prioriteit aan cash;
• het belonen van de organisatie indien cash- en werkkapitaalmanagementdoelstellingen worden gehaald.

Visibility & Control

De basis van duurzaam en proactief werkkapitaalmanagement is het verkrijgen van beter inzicht in en controle over de kasstromen. Hierdoor kan meer zekerheid worden verschaft aan vreemdvermogenverstrekkers en ontstaat er een beter inzicht in de positie en de financieringsbehoefte van het bedrijf.

Een goed inzicht in de ontwikkeling van cash en het werkkapitaal begint bij het inzicht in de ‘cash drivers’ van de onderneming. Naast het in kaart brengen van de belangrijkste in- en uitgaande kasstromen, is het van belang te onderkennen met welke activiteit deze kasstromen te maken hebben, en wat de triggers hiervan zijn. Deze zaken vormen het startpunt voor het accuraat voorspellen van cash- en werkkapitaalstanden.

Tijdens de economische crisis zijn veel ondernemingen geconfronteerd met een gebrek aan inzicht in toekomstige cashflows. De teruglopende omzet wist men niet direct te vertalen in de gevolgen voor de liquiditeit. Hierdoor zag men liquiditeitsproblemen niet of te laat aankomen, waardoor er onvoldoende tijd was om de nodige maatregelen te treffen.

Naast het inzicht in de toekomstige cashflows, is het voor de beheersing van belang om een weldoordachte rapportageset te gebruiken om de ontwikkeling van het werkkapitaal op een goede manier te kunnen monitoren. Het gebruik van de juiste prestatie-indicatoren is hierbij van groot belang. De rapportageset zal moeten bestaan uit een gebalanceerde set van prestatie-indicatoren. De balans bestaat uit:

• vooruit- en achteruitkijkende indicatoren;
• subjectieve en objectieve indicatoren;
• resultaat- en inspanningsgerichte indicatoren;
• financiële en niet-financiële indicatoren;
• procesgerichte en strategische indicatoren.

Tabel 1. Veelgebruikte werkkapitaal Key Performance Indicatoren (KPI’s).

Duurzaam cash genereren

Het realiseren van structurele en duurzame verbeteringen op werkkapitaalgebied is enkel mogelijk als de verbeteringen ingebed zijn in de organisatie. Daartoe dient er in veel gevallen een cultuuromslag plaats te vinden, waarbij medewerkers zich bewust worden van het belang van cash en de impact van hun handelen daarop. Zoals eerder aangegeven, heeft de economische crisis het noodgedwongen mogelijk gemaakt deze cultuuromslag versneld te laten plaatsvinden. Ook de implementatie van een cashflow forecast, die tot stand komt door de gehele business erin te betrekken, kan aan het ‘cashbewustzijn’ bijdragen.

De basis voor proactief en duurzaam werkkapitaalmanagement ligt in de inbedding van het raamwerk van doelstellingen, taken en verantwoordelijkheden, controles en rapportages rondom de werkkapitaalprocesssen (zie tabel 2).

Tabel 2. De weg naar duurzaam werkkapitaalmanagement. [Klik hier voor grotere afbeelding]

In de praktijk is gebleken dat het vrij lastig kan zijn voor ondernemingen om zelf aan de slag te gaan en duurzaam cash vrij te maken uit werkkapitaal. De hoofdoorzaken van het mislukken van het doorvoeren van structurele veranderingen op dit gebied zijn:

• De urgentie ontbreekt en daardoor draagkracht binnen het operationele proces.
• Ervaring en kennis van cash- en werkkapitaaldrivers ontbreekt om een effectieve verandering te realiseren.
• Er is geen focus op veranderingen in het proces en bijbehorende taken en verantwoordelijkheden.
• Er is onvoldoende technologische ondersteuning door gebrekkige voorbereiding.

Het realiseren van structurele en duurzame verbeteringen is slechts mogelijk als voor een integrale benadering wordt gekozen. Hierbij zijn processen, besturing, infrastructuur, medewerkers en organisatiecultuur de belangrijkste aandachtsgebieden. De huidige economische crisis heeft de urgentie verhoogd en zorgt voor kansen om implementatie te versnellen. Om succesvolle verandering te bewerkstelligen is het van doorslaggevend belang dat men beschikt over kennis van onderliggende processen (drivers) en implementatiekracht en -ervaring. De volgende klantcases laten zien hoe duurzaam cash gegenereerd kan worden.

Bovenstaande organisaties hebben aangetoond dat duurzame werkkapitaalverbeteringen gerealiseerd kunnen worden. Hierbij is gebruikgemaakt van de urgentie en het bewustzijn binnen de organisatie om de werkkapitaalpositie te verbeteren.