Inleiding

Duurzaamheid is niet meer weg te denken uit de strategie van steeds meer organisaties. Ging het in de beginjaren van de opkomst van duurzaamheid in de bedrijfsvoering vooral om het managen van de reputatie, nu zien steeds meer bestuurders dat een duurzame strategie de basis is voor waardecreatie op lange termijn en daarmee voor het bestaansrecht van ondernemingen. In hoofdlijnen spelen daarbij onder andere de volgende ontwikkelingen een rol:

• Organisaties zijn minder eenzijdig gericht op korte termijn financieel rendement en meer op lange termijn waardecreatie voor de maatschappij als holistisch systeem, in de wetenschap dat ze daarmee ook hun eigen performance optimaliseren.
• Organisaties krijgen meer aandacht voor de belangen van verschillende groepen stakeholders en zijn meer gericht op samenwerking; dit vereist een (veel) grotere mate van transparantie dan ze tot nu toe gewend zijn. Het inzichtelijk maken van hun prestaties staat hierbij voorop.
• Organisaties kennen nadrukkelijker waarde toe aan het verbruik van eindige voorraden grondstoffen en de leefomgeving.

In dit nummer van Compact komen bovenstaande factoren in meerdere artikelen terug. In dit artikel gaat het slechts om één van de consequenties, namelijk dat er andere eisen worden gesteld aan de interne en externe informatievoorziening en het gevolg dat deze keuze kan hebben voor het rapportagesysteem. Financiële informatie is daarin uiteraard nog steeds van groot belang, maar dankzij de opmars van het duurzaamheidsdenken zijn er de afgelopen decennia belangrijke informatiecategorieën bij gekomen. Ondernemingen informeren de omgeving steeds meer over de impact van hun activiteiten op de maatschappij – zowel de impact op het milieu als ten aanzien van sociale aspecten – en over hoe zij in samenwerking met stakeholders werken aan een duurzame toekomst. Duurzaamheidsverslaggeving is in het afgelopen decennium dan ook flink tot bloei gekomen en parallel daaraan is de interne vastlegging van informatie in ontwikkeling.

Duurzaamheid zit bij een groep voorlopers daadwerkelijk in het hart van de strategie en informatie over duurzaamheid neemt dan ook een steeds belangrijker plaats in bij het nemen van belangrijke besluiten en de dagelijkse aansturing van de organisatie. Tekenend voor deze ontwikkeling is dat een beginnend aantal ondernemingen bij de beoordeling en de beloning van managers de prestaties op het gebied van duurzaamheid laat meewegen. Verder kan geïntegreerde verslaglegging een teken zijn dat een duurzaamheidsstrategie al dieper in de organisatie is geworteld ([Draa11]).

Een bestuurder die daadwerkelijk wil sturen op duurzaamheid heeft daartoe de juiste informatie nodig. Het verschilt sterk van geval tot geval om welke informatie het gaat. Bij een chemische fabriek zijn zaken als Health & Safety en de Carbon Footprint (CO₂-emissies) van groot belang; bij een producent van consumentengoederen spelen de verkoopcijfers van groene producten een rol evenals informatie over hoe groen deze zijn ten opzichte van concurrenten; en bij dienstverlenende organisaties spelen zaken als diversiteit en klant- en medewerkertevredenheid een relatief grote rol. Voor een deel gaat het hierbij om nieuwe informatiesoorten, waar informatiesystemen (nog) niet klaar voor zijn. Veel bedrijven hebben in de praktijk dan ook de grootste moeite om de juiste informatie snel en betrouwbaar op tafel te krijgen. Zij bezinnen zich op de vraag hoe ze hun informatiesystemen kunnen verbeteren.

Bepalen huidig volwassenheidsniveau duurzaamheidsrapportage

Voorafgaand aan de vraag welke systemen daartoe het beste antwoord bieden, is het zaak dat organisaties zichzelf de maat nemen over de volwassenheidsfase waarin zij zitten ten aanzien van de informatieverschaffing. Ze moeten zich daartoe de vraag stellen waarom ze de informatie willen genereren.

Organisaties die nog in de pioniersfase zitten willen graag inzicht in hun eigen prestaties op het gebied van duurzaamheid en dat al dan niet delen met externe partijen. In een volgende fase gaat het niet alleen om het inzicht in de prestaties ten aanzien van duurzaamheid, maar ook om het actief sturen op deze gegevens. Ook externe rapportages en rankings (CDP, DJSI, etc.[CDP staat voor Carbon Disclosure Project, een organisatie gevestigd in het Verenigd Koninkrijk die samen met stakeholders en bedrijven probeert de CO₂-emissies van multinationals openbaar te maken. DJSI staat voor Dow Jones Sustainability Index, meerdere indexen die de prestatie van koplopers op het gebied van duurzaamheidsrapportages beoordelen. Daarmee is de DJSI een wereldwijde duurzaamheidsbenchmark die in de loop der tijd één van de belangrijkste ijkpunten voor investerende partijen en bedrijven op het gebied van duurzaam beleggen werd. De DJSI wordt gezamenlijk door de Dow Jones Indexen en SAM (Sustainable Asset Management) beheerd.]) spelen langzamerhand een grotere rol. Aan het eind van deze ontwikkeling staan vaak Key Performance Indicators die zowel voor interne als externe prestatiemeting en sturing voor het bedrijf gebruikt worden. Organisaties die over een langere tijd transparant zijn over hun prestaties zonder te sturen op deze prestaties lopen het risico dat ze daarmee juist hun onvermogen of onverschilligheid laten zien aan de buitenwereld. Dat kan zich dan als een boemerang tegen de organisatie keren.

Figuur 1. Volwassenheidsfasen in relatie tot het rapporteren van duurzaamheidsinformatie.

Bepalen van de rapportagestructuur – vijf aandachtspunten

Bij keuzes op het gebied van informatievoorziening op dit gebied is het onder meer van belang om de volgende punten met betrekking tot de interne rapportagestructuur helder te krijgen. Het bepalen van deze punten kan helpen om op hoofdlijnen de uitgangspositie van de organisatie met betrekking tot de rapportagestructuur te bepalen.

1. Scope van de rapportage

Het is essentieel te beoordelen welke entiteiten in de organisatie (fabrieken/locaties/sectoren/businessgroups/businessunits/hoofdkantoor, etc.) onderdeel zijn van de rapportage. Hoe meer entiteiten, hoe hoger de complexiteit. Dit brengt organisatorische vragen met zich mee en heeft impact op de tijdigheid, kwaliteit en beschikbaarheid van de gerapporteerde data.

2. Betrokken medewerkers

Hier is van belang wie een rol speelt in de totstandkoming van de rapportage. Gaat het alleen om duurzaamheidsspecialisten of is ook betrokkenheid nodig van andere disciplines, zoals IT, compliance en management.

3. Interne/externe verificatie

Wordt de informatie geverifieerd door internal audit of door een externe accountant? Keuzes op dit punt stellen eisen aan de controllability/auditability van het systeem.

4. Reporting cycle

Gaat het om het maandelijkse ophalen van data of alleen om jaarlijkse rapportages? Hoe korter de cyclus, hoe meer eisen worden gesteld aan de nauwkeurigheid van de gegevens die het systeem kan leveren. Daarnaast dienen indien aanwezig ook de bronsystemen die de rapportagesystemen voeden, meegenomen te worden in de afweging. Het opleveren van goede data is vaak een arbeidsintensief proces en in de praktijk kan een zeer frequente uitvraag leiden tot een lagere kwaliteit.

5. Type data

Constante parameters zoals energieverbruik zijn administratieve rapportages, die vooral om continuïteit en nauwkeurigheid vragen. Variabele parameters zoals veiligheidsgetallen moeten door procedures en betrouwbare rapportages ondersteund worden om tot goede rapportages te komen. Externe data (bijvoorbeeld over leaseauto’s) kunnen soms eenvoudig (mits goede afspraken zijn gemaakt) worden opgevraagd bij externe partijen.

Keuzes voor duurzaamheidsrapportagesystemen: de opties, de criteria en de afweging

Vier opties

Het vastleggen, aggregeren en/of verrijken van de data kan worden gefaciliteerd door IT-systemen. Grofweg zijn er vier opties te onderscheiden:

• Handmatige oplossingen met standaard officesoftware zoals spreadsheettoepassingen kunnen worden toegepast. Spreadsheettoepassingen hebben als voordeel snel tot een resultaat te komen, echter de onderhoudbaarheid en het verzamelen van de gegevens in een (decentrale) organisatie vormen een aandachtspunt.
• Specialistische sustainability-applicaties zoals onder andere Credit 360 en Enablon zijn speciaal ontworpen voor duurzaamheidsdoeleinden. Elk van deze pakketten heeft zijn eigen sterke en zwakke eigenschappen. Een degelijke selectie bepaalt in grote mate het succes. Daarnaast is een integratie met een ERP-systeem wenselijk om efficiënt te kunnen registreren en rapporteren. Specialistische software wordt belangrijker naarmate het volwassenheidsniveau van de duurzaamheidsprocessen toeneemt.
• Aanpassingen en/of extra modules aan bestaande (ERP/)systemen (SAP, Oracle, etc.) lijken de meest voor de hand liggende aanpak bij een uniform ERP-landschap. Echter, de kosten van implementatie, licenties en onderhoudbaarheid zijn relatief hoog.
• Integratie van de reportinginformatie in huidige of nog aan te schaffen consolidatiepakketten (zoals onder andere Hyperion).

Elke van de hierboven genoemde opties kent voor- en nadelen. Er is dus geen algemeen advies mogelijk over wat de beste keuze is, want dat hangt af van de karakteristieken van de organisatie en de volwassenheid van het duurzaamheidsbeleid. Niettemin is het wel mogelijk om de aspecten te inventariseren die van belang zijn bij het maken van een doordachte keuze. Eén van de manieren om dat te doen is door uit te gaan van de eisen die aan externe duurzaamheidsrapportages worden gesteld. We doen dat op basis van onze ervaring met rapportagesystemen en rekening houdend met relevante standaarden voor reporting zoals het framework van het Global Reporting Initiative (GRI), een gezaghebbende standaard op het gebied van niet-financiële verslaglegging. Samenvattend zijn dan de hierna volgende relevante zeven criteria voor rapportagesystemen te onderscheiden.

De zeven criteria voor rapportagesystemen

1 Accurate, volledige en betrouwbare informatie

Zowel de externe omgeving als de interne gebruikers van informatie moeten er blindelings van uit kunnen gaan dat de informatie die zij gebruiken voor hun besluitvorming juist en volledig is. Dit is dan ook een belangrijk aspect bij de afweging over nieuwe systemen, met name aangezien externe duurzaamheidsinformatie vaak kritisch wordt geanalyseerd door belanghebbenden. Organisaties kunnen het zich dan ook niet veroorloven om onbetrouwbare data te rapporteren. Hierbij geldt nadrukkelijk het ‘garbage in, garbage out’-principe. De kwaliteit en de betrouwbaarheid zijn zo hoog als de kwaliteit van de zwakste schakel in het gehele proces.

2 Risicomanagement

In hoeverre ondersteunt de applicatie het managen van risico’s? Risicomanagement vormt steeds vaker een integraal onderdeel van de organisatiestrategie en vormt de basis om aan te tonen aan de omgeving in welke mate de organisatie risico’s onder controle heeft. Met de introductie van de Sarbanes Oxley Act in 2002 verschoof de focus met name naar het beheersen van risico’s ten aanzien van financiële rapportage. De laatste jaren zetten organisaties ook steeds hoger in op het managen van duurzaamheidrisico’s, die zowel reputatieschade als ook financiële schade kunnen veroorzaken. Het BP Deepwater Horizon ongeluk in 2010 is een goed voorbeeld van falend risicomanagement ten aanzien van Health, Safety & Environment.

3 Continuïteit en vergelijkbaarheid

Data hebben pas waarde als deze in context kunnen worden gezien met historische data of targets en ten opzichte van de gehanteerde scope, definities, en gehanteerde berekeningsmodellen. Daarnaast kunnen ook vereisten ten aanzien van de bewaartermijn van toepassing zijn. Tot slot moet de applicatie beschikbaar zijn op het moment dat er (intern of extern) gerapporteerd moet worden. Daarom is het van groot belang dat de continuïteit en vergelijkbaarheid goed is geborgd.

4 Rapportages op maat aan externe instanties (TB, DJSI, GRI, CDP, etc.)

Organisaties hebben afhankelijk van hun aard en sector te maken met instanties die bepaalde informatie opvragen, zoals de Nederlandse overheid voor de transparantiebenchmark of SAM voor de Dow Jones Sustainability Index (DJSI). Deze eisen spelen uiteraard een belangrijke rol bij het inrichten van de informatievoorziening, die goed op deze eisen moet kunnen inspelen. In welke mate beschikt een applicatie over een gecertificeerde[Een gecertificeerde rapportage betekent dat het IT-systeem door het IT-bedrijf aan de betreffende instantie voorgelegd is en dat deze bevestigt dat het IT-systeem de mogelijkheid voor systeemconfiguratie en betrouwbare gegevens biedt.] rapportage voor deze externe instanties en is het mogelijk om data voor deze rapportages door een systeemconfiguratie eenvoudig uit het systeem te halen?

5 Assurance en verificatie / Integratie van controls in het systeem

Een groep koplopers op het gebied van duurzaamheid hecht eraan dat een onafhankelijke assuranceprovider de data en/of de kwalitatieve beweringen verifieert. Om dat mogelijk te maken is een hoge kwaliteit en betrouwbaarheid van vastlegging een essentiële voorwaarde. Dit vraagt om specifieke beheersingsmaatregelen die deels in de configuratie van systemen kunnen worden vastgelegd, bijvoorbeeld door waarschijnlijkheidsanalyses of verplichte velden.

6 Tijdige rapportages

Tijdig kunnen rapporteren wordt steeds belangrijker en dat stelt hoge eisen aan de informatiesystemen. Eén van de ontwikkelingen die hierbij een rol speelt is dat steeds meer organisaties de financiële rapportage integreren met de duurzaamheidsrapportage om te laten zien hoe ze hun duurzaamheidsstrategie daadwerkelijk in de kern van hun organisatie verankeren. De consequentie daarvan is dat de duurzaamheidsinformatie even snel beschikbaar moet zijn als financiële informatie.

7 Duidelijke KPI’s

Key performance indicators maken inzichtelijk hoe prestaties zich ontwikkelen in de loop van de tijd. Door een doelstelling eraan toe te voegen laat een organisatie zien dat men deze parameter serieus neemt en er actief op stuurt. Deze KPI’s moeten door de rapportagesystemen zodanig ondersteund worden, dat de organisatie daadwerkelijk de benodigde en juiste gegevens kan definiëren, verzamelen en rapporteren.

Naast de bovenstaande afwegingen zullen ook andere generieke zaken een belangrijke rol spelen zoals de prijs van de applicatie, ontwikkelingskosten, Total Cost of Ownership, onderhoud (intern of extern) en gebruiksvriendelijkheid.

Tot slot is het ook belangrijk om een duidelijk beeld te krijgen van de mate waarin de systemen de meest voorkomende (of voor de organisatie specifieke) duurzaamheidsindicatoren ondersteunen. Grofweg zijn de meest voorkomende indicatoren onder te verdelen in de volgende categorieën: governance, milieu- en sociale indicatoren. In tabel 1 staat elk van deze indicatoren weergegeven met een aantal praktische voorbeelden.

Tabel 1. Voorbeelden van duurzaamheidsindicatoren.

De afweging

Zoals gezegd is er geen standaard-succesrecept voorhanden bij de keuze van systemen voor niet-financiële informatie. De afweging vergt altijd maatwerk voor de specifieke karakteristieken van de organisatie en de fase waarin de duurzaamheidsstrategie zich bevindt. Tabel 2 geeft aan hoe de genoemde zeven criteria zich in grote lijnen verhouden tot de verschillende opties qua systemen.

Tabel 2. De zeven criteria uitgezet tegen de opties qua IT-systemen.[Klik hier voor grotere afbeelding]

Opvolging van de keuze: de pakketselectie

Zoals hierboven aangegeven zijn met name de losse sustainability-applicaties, ERP-systemen en consolidatiepakketten geschikt om aan de verschillende aandachtspunten voor sustainability-rapportagesystemen te voldoen. Een duidelijk aandachtspunt hierbij zijn de kosten en de doorlooptijd en complexiteit van de implementatie. Onze ervaring is dat de kosten van een pakket relatief laag zijn in vergelijking met de implementatie, change management, licenties en onderhoud. Daarnaast is onze ervaring dat de conversie en/of het koppelen van bronsystemen een substantieel deel van de kosten van de implementatie met zich meebrengt.

Losse systemen maken het mogelijk onafhankelijk van bestaande ERP-systemen professioneel en flexibel invulling te geven aan de essentiële sustainabilitydata van het bedrijf. Bovendien is de gebruikersgroep vaak anders dan die van bestaande ERP-systemen, en spelen deze systemen ook goed in op de wens tot maatwerkrapportages voor externe – maar ook interne – partijen. Dit laatste punt wordt naar onze ervaring steeds belangrijker.

Spreadsheettoepassingen zijn een laagdrempelige en relatief goedkope methode voor minder ervaren organisaties, maar deze methode is op langere termijn door alle tekortkomingen niet aan te bevelen.

Hoe zinnig de hiervoor weergegeven handvatten ook zijn, ze mogen niet lineair als een checklist worden toegepast bij het komen tot de juiste keuze. Want het is zaak om bij de afwegingen te redeneren vanuit de ambities en randvoorwaarden van de eigen organisatie. In dat kader spelen de volgende overwegingen een rol:

• Past de oplossing binnen de kaders van de IT-strategie? Uniformering en/of standaardisering van het IT-landschap heeft vaak een hoge prioriteit, evenals een reductie van het aantal systemen. Dit pleit mogelijk tegen de aanschaf van stand-alone tools, al bieden deze veelal wel mogelijkheden tot automatische interfaces met bestaande systemen.
• Hoe ziet de Total Cost of Ownership van de oplossing eruit?
• Hoe geavanceerd moeten de functionaliteiten van de oplossing zijn om te voorzien in de behoeften van de organisatie? Met een referentie aan het volwassenheidsmodel (zie figuur 1) is het aan te nemen dat een onderneming waarbij het duurzaamheidsdenken nog relatief in de kinderschoenen staat, eerder geneigd is om te beginnen met spreadsheetregistraties, terwijl meer volwassen ondernemingen meer de neiging hebben om de ERP-, consolidatie- of sustainabilitysystemen aan te schaffen.
• Wat is het beleid ten aanzien van de ERP-systemen in de organisatie? Is er een ‘ERP tenzij’-policy? Is men tevreden over de huidige ERP-systemen? Worden de huidige ERP-systemen reeds gebruikt voor de primaire vastlegging van (een deel van) de gegevens (zoals HR, Health & Safety, etc.)? Is de verwachting dat deze ERP-systemen op relatief korte termijn worden vervangen? De antwoorden op deze vragen kunnen belangrijke argumenten opleveren om wel/niet te kiezen voor een oplossing in het ERP-pakket zelf.

Om tot een onafhankelijke weloverwogen beslissing te komen welk reportingsysteem het beste bijdraagt aan de doelstellingen van de organisatie is het aan te bevelen een onafhankelijk pakketselectietraject te doorlopen ([Heije02]). Belangrijk hierbij is dat degene die deze selectie uitvoert geen belang heeft bij de keuze die wordt gemaakt. Om enige partijdigheid te voorkomen wordt vaak een onafhankelijke afdeling (bijvoorbeeld internal audit of een externe partij) ingehuurd. Bij een pakketselectie zijn grofweg de volgende stappen te onderscheiden:

Vooronderzoek

De uitgangspunten binnen het pakketselectietraject zijn de organisatiestrategie en de ambities van de organisatie ten aanzien van duurzaamheid. De volwassenheid van de duurzaamheidsstrategie (zie figuur 1) zal hierbij als basis worden genomen. Op basis van dit vooronderzoek wordt een gedetailleerde set van eisen en (mogelijke bovenstaande) criteria opgesteld.

Longlist

De mogelijkheden van de rapportagesystemen worden naast elkaar gezet en eventueel aangevuld met de ervaringen die een begeleidende partij met de betrokken systemen en/of leveranciers in eerdere trajecten heeft opgedaan. Op basis van deze gegevens wordt de beslissing genomen welke potentiële systemen en leveranciers worden meegenomen in het vervolg van het onderzoek.

Shortlist

Een shortlist bestaat idealiter uit drie pakketten en heeft als doel een principekeuze te kunnen maken. Het gaat veelal om de volgende stappen: opstellen businesscase; een te houden workshop / presenteren van proof of concept door de leverancier om een aantal vooraf gedefinieerde vragen/aspecten/scenario’s te laten demonstreren; offerteaanvraag; en een referentiebezoek (om ervaringen van andere klanten te delen).

Contractfase

Doelstelling is om een juridische overeenkomst te bewerkstelligen waarin de rechten en plichten van alle betrokken partijen eenduidig zijn vastgelegd. Let hierbij niet alleen op de functionele aspecten maar ook op contracten met betrekking tot onderhoud en continuïteit.

Implementatie

Na het selecteren van het juiste pakket dient het pakket geïmplementeerd te worden. Belangrijk hierbij is om de implementatie van deze systemen niet te onderschatten en een duidelijke projectaanpak en -structuur op te zetten. Het is zelfs aan te bevelen door een onafhankelijk bureau periodiek een scan te laten uitvoeren of de leverancier het pakket wel conform de eisen en binnen tijd en budget implementeert ([Duke01]).

Conclusie

Wij zien dat organisaties nu belangrijke stappen zetten in het positioneren van duurzaamheid binnen hun bedrijfsstrategie. Ambities ten aanzien van duurzaamheid worden geformuleerd op basis van een integrale visie inzake de IT-, business- en de direct daarmee verbonden duurzaamheidsstrategie.

Daarnaast spelen de volwassenheid van de duurzaamheidsprocessen, (integratie met) het huidige IT-landschap en de eisen gesteld vanuit externe instanties (zoals DJSI) een belangrijke rol bij het opstellen van de eisen ten aanzien de selectiecriteria van een rapportagesysteem. Een pakketselectietraject kan helpen bij het selecteren van de juiste rapportagesystemen die de duurzaamheidsambitie kunnen ondersteunen. Een goede samenwerking tussen de verschillende disciplines (IT, duurzaamheid en finance) is vereist om de ambities duidelijk te formuleren en het rapportagesysteem hier goed op aan te laten aansluiten.