ERP in de cloud

Inleiding

In de afgelopen jaren hebben organisaties vele informatiesystemen en IT-diensten naar de cloud zien bewegen. Cloud computing is de hype voorbij en groeit nog steeds in volwassenheid. Door de (bewezen) voordelen die de cloud biedt, overwegen steeds meer organisaties om in navolging van hun algemene software zoals officeapplicaties als GoogleDocs en Office365, ook de IT-ondersteuning van hun bedrijfsprocessen naar de cloud te verplaatsen.

Naast de belangrijkste overweging voor het overstappen naar de cloud – lagere kosten (zie ook [KPMG13]) – zijn er ook voordelen te vinden in het veelal aangeboden verbruiks- en abonnementsmodel, het ‘verplicht’ conformeren aan standaardprocessen en connectiviteit. Hiertegenover plaatsen organisaties vraagstukken omtrent de veiligheid van de cloud, performance en de mogelijkheid om van leverancier te wisselen.

Door de huidige aanhoudende druk op financiële resultaten en de snelle opkomst van cloud computing in het ERP-domein is het voor leidinggevenden die verantwoordelijk zijn voor de ERP-strategie, steeds moeilijker om de juiste keuzes te maken.

Dit artikel beschrijft de stand van zaken voor cloud-based ERP en de hieraan verbonden overwegingen die organisaties dienen mee te nemen in hun besluitvorming wanneer zij overwegen over te stappen naar ERP in de cloud.

Cloud computing en ERP

Van oudsher is software door middel van een on-premise model in de markt gezet. In dit model is de organisatie zelf verantwoordelijk voor het beheren van de software en hardware op eigen locatie. Hierop volgde al snel het gebruik van externe diensten die door een derde partij vanaf externe locatie aangeboden worden en waarbij enkel cliëntprogrammatuur nog lokaal werd geïnstalleerd. In het model van cloud computing bieden derde partijen data en systemen als dienst (vaak webbased) aan. Cloud computing is niet nieuw meer en de verwachtingen zijn dat de markt rondom cloud computing het komend decennium blijft groeien. Ondanks de hype en gerelateerde aandacht verdient cloud computing enige toelichting, vooral de vertaalslag van cloud service- en deploymentmodellen naar ERP-systemen.

Essentie van cloud computing

Services die met cloud computing worden aangeboden, vinden hun oorsprong in twee belangrijke technologische ontwikkelingen, te weten: het multi-tenancy concept en virtualisatie.

• Multi-tenancy ([Schu11]): het gedeeld gebruiken van een softwareprogramma (en bijbehorende code) door meerdere partijen die elk gebruik maken van hun eigen, individuele dataruimte.
• Virtualisatie ([Schu11]): het fysiek delen van hardwarecapaciteit (machines) door virtuele machines naast elkaar te laten functioneren op gedeelde hardware.

Naast deze specifieke kenmerken die van toepassing zijn op cloud computing is er een onderscheid te maken tussen de servicemodellen waarin cloud services te categoriseren zijn.

Servicemodellen

De servicemodellen voor cloud computing zijn gebaseerd op de hiervoor genoemde virtualisatie en multi-tenancy. De servicemodellen bieden een stapeling van diensten (infrastructuur, platform, software). Deze zijn bekend als IaaS, PaaS en SaaS, en zijn hieronder toegelicht in het kader van ERP.

• Bij Infrastructure as a Service (IaaS) neemt een organisatie computerresources (processor- en opslagcapaciteit) af van een cloudprovider. De organisatie kan de bestaande ERP-software en -licenties gebruiken en plaatsen op deze infrastructuur. Deze vorm is feitelijk gelijk aan de eerdergenoemde hosting door derde partijen, maar biedt wel voordelen doordat de computerresources schaalbaar worden aangeboden met een verbruiks- of abonnementsmodel. Grote aanbieders zijn Amazon en Rackspace.
• We spreken van Platform as a Service (PaaS) wanneer een organisatie gebruikmaakt van computerresources in een voorgedefinieerde softwareomgeving. Deze voorgedefinieerde omgevingen zijn zeer aantrekkelijk voor het ontwikkelen, testen en distribueren van software. In de context van ERP is dit een servicemodel waar ERP-leveranciers gebruik van kunnen maken door op deze omgeving het ERP-systeem te ontwikkelen. Een voorbeeld hiervan is Windows Azure platform van Microsoft.
• Software as a Service (SaaS) is van toepassing indien de cloudprovider zowel de infrastructuur als het hierop functionerende ERP-systeem aanbiedt. In dit scenario zijn de rollen van softwareleverancier en cloudserviceprovider gecombineerd. Toegang tot ERP verkrijgt men via internet. Een voorbeeld is SAP met BusinessByDesign, maar ook kleinere leveranciers zoals TBlox en Compiere zijn in deze markt te vinden.

Deploymentmodellen

Er bestaan twee deploymentmodellen die een organisatie kan overwegen in het kader van cloud computing. Deze zijn bekend onder de namen private en public cloud. Voor beide modellen geldt dat de services vanaf een externe locatie beschikbaar zijn gesteld. In een private cloud zijn deze echter exclusief beschikbaar voor één organisatie, terwijl deze bij een public cloud beschikbaar voor meerdere organisaties zijn. Bij de public cloud maken organisaties daadwerkelijk gebruik van dezelfde software (inclusief broncode) en zijn de organisaties individuele huurders (tenants) van de software.

In figuur 1 zijn de servicemodellen en deploymentmodellen gezamenlijk weergegeven. Als we de voordelen van de cloud maximaal willen aanspreken voor ERP zullen we kijken naar de SaaS-mogelijkheden, aangezien hier de daadwerkelijke ERP-functionaliteit aangeboden wordt en er ook sprake is van voordelen van de verbruiks- en abonnementsmodellen die hierbij horen. Ook zullen we onze focus leggen op de public cloud, daar is immers het voordeel te vinden van daadwerkelijke multi-tenancy doordat deze ERP-systemen aan meerdere organisaties op eenzelfde wijze worden aangeboden. ERP in de cloud zoals we dat in dit artikel beschouwen, bevindt zich dus rechtsboven in de figuur, waar het de voordelen geniet van de volledige servicesstack (infrastructuur, platform en programmatuur) en de volledige schaalvoordelen (virtualisatie en multi-tenancy).

Figuur 1. Servie en Deployment matrix cloud computing.

Impact van cloud op ERP-systemen

Omdat ERP-systemen alle kernprocessen van een onderneming ondersteunen (waaronder de financiële bedrijfsvoering) en de bron zijn van de belangrijkste masterdata voor de algehele bedrijfsvoering, is de beslissing voor ERP in de cloud er één die zwaarder moet worden gewogen dan het gebruik van losstaande applicaties. In het opstellen van de ERP-strategie dient een organisatie de keuze voor on-premise of cloud te maken op basis van de volgende overwegingen:

Kosten

Cloud-based services en dus ook cloud-based ERP worden aangeboden door middel van een abonnementsmodel. Bij cloud-based ERP-implementaties is vooraf geen investering nodig in software en hardware, maar worden de software, hosting (infrastructuur en WAN) en support services door middel van een abonnement en/of op basis van afname verstrekt. Hierdoor zijn de operationele kosten en initiële investering lager dan bij traditionele ERP-systemen. Naast het abonnementsmodel zijn de kosten in het algemeen lager doordat cloudproviders gebruik kunnen maken van de schaalbaarheid (virtualisatie en multi-tenancy). Deze voordelen zijn voor kleinere en middelgrote organisaties het aantrekkelijkst; multinationals met shared service centra in landen met lage arbeidskosten hebben immers al een significante kostenbesparing op dit gebied gerealiseerd.

Tot slot kan in het geval van cloud-based ERP de implementatie-inspanning en -doorlooptijd sterk worden gereduceerd doordat de complexiteit van de implementatie in grote mate is weggenomen door de gestandaardiseerde functionaliteit waaraan de afnemer zich moet conformeren. Hierbij dient opgemerkt te worden dat de organisatorische aanpassingen overzichtelijk moeten zijn om het kostenvoordeel niet ongedaan te maken.

Een businesscase moet de basis van een beslissing voor cloud-based ERP valideren. In een goede businesscase worden de kosten over lange termijn (15-25 jaar) meegenomen om te zien hoe de eenmalige kosten zich ten opzichte van de maandelijkse verhouden. In het geval kosten worden doorgerekend op basis van transacties zoals ingaande of uitgaande facturen, moet dit ook opgenomen worden in de businesscase met realistische boven- en ondergrenzen.

Interfacing

ERP is het kloppende hart van de organisatie en verbindingen naar andere systemen zijn van cruciaal belang om consistentie en efficiency te waarborgen. Wanneer een organisatie ERP in de cloud plaatst zal zij moeten kijken naar de mogelijkheden om te koppelen van en naar de cloudoplossing. Standaarden voor data-uitwisselingen bestaan in de vorm van bijvoorbeeld XML, maar kennen vaak ‘dialecten’. Er zijn enkele aanbieders die een standaardinterface aanbieden. Andere aanbieders bieden minder mogelijkheden op dit terrein.

De integratie van applicaties van verschillende providers is hierdoor een risico waarover IT-architecten moeten adviseren als het gaat om eventuele keuzes tussen cloudoplossingen. Complexe IT-landschappen en interfacing met verschillende maatwerkpakketten zijn wellicht niet te realiseren voor standaard cloudoplossingen. De overgang naar een dergelijke oplossing is daardoor niet haalbaar voor met name grote(re) partijen met een veelvoud aan bestaande applicaties.

Het is van belang om de bestaande interfaces te inventariseren en de (on)mogelijkheden tot koppeling met een cloudoplossing te bepalen.

Data security en privacy

Het plaatsen van gevoelige informatie buiten de gecontroleerde IT-systemen van de organisatie luistert nauw en vraagt om een zorgvuldige afweging van risico’s en (interpretatie van) wetgeving. In de zorgsector zien we dat bijvoorbeeld patiëntgegevens bij voorkeur niet buiten de IT-systemen van de zorginstellingen gehouden worden. Ook zijn er verschillende organisaties die op basis van (lokale) wetgeving gedwongen zijn data in het land van herkomst of zelfs binnen de organisatie zelf te bewaren. Voor details inzake deze specifieke onderwerpen verwijzen we naar eerder gepubliceerde artikelen ([KPMG11][Chun10]).

Op basis van het informatiebeveiligingsbeleid van de organisatie en de hieruit afgeleide vereisten aan de IT-architectuur en -applicaties zal men moeten overwegen welke risico’s bestaan bij het overstappen naar een cloudoplossing. Het is ook een mogelijkheid risico’s af te dekken door deze als vereiste neer te leggen bij de cloudprovider. Een bekende vereiste is dat het datacenter niet in de Verenigde Staten mag staan omdat de Amerikaanse overheid dan inzage in de systemen kan claimen op basis van de Patriot Act. Veel cloudproviders bieden om deze redenen een datacenter per continent aan. Het spreekt voor zich dat men voor deze afwegingen actuele wetgeving en jurisprudentie meeneemt.

Organisaties doen er goed aan een realistische afweging te maken van bovenstaande risico’s in relatie tot de kansen van de cloud. Uiteraard zijn er hacks mogelijk bij cloudproviders, maar ook bij een in-house datacenter. cloudproviders zijn een aantrekkelijker doelwit vanwege de omvang, maar kunnen vanwege schaalgrootte ook meer expertise inzetten om deze aanvallen te voorkomen. cloudproviders doen aanzienlijke investeringen en geven garanties af om aan lokale wet- en regelgeving te voldoen.

Standaardisatie versus maatwerk

ERP ondersteunt de kernprocessen van een organisatie. Standaard ERP-implementaties starten vaak vanuit de gedachte om de standaardfunctionaliteit van het gekozen ERP-systeem te adopteren. Het beoogde doel hiervan is het beperken van de kosten door niet te verzanden in het continu aanpassen van het ERP-systeem. De praktijk laat echter vaak zien dat organisaties zich laten verleiden om maatwerk te ontwikkelen zodat ze organisatiespecifieke proceskenmerken in het ERP-systeem kunnen realiseren.

Zoals eerder benoemd speelt het multi-tenancy aspect een belangrijke rol voor cloudoplossingen. Door het delen van identieke basisfunctionaliteit met andere cloudgebruikers kan worden bespaard op kosten. Uiteraard zal de cloudoplossing altijd configuratievariabelen kennen die door een integratiepartner organisatiespecifiek gemaakt kunnen worden, zoals grootboekinrichting en workflows.

Maatwerk in de cloud druist echter in tegen het concept van multi-tenancy. De software kan dan niet meer efficiënt en schaalbaar worden aangeboden en er wordt dan feitelijk al teruggevallen op private cloudoplossingen waarbij de organisatie minder voordelen geniet.

In het geval dat cloud-based ERP-afnemers daadwerkelijk bereid zijn om multi-tenancy (sharing) toe te passen, zullen zij zich moeten conformeren aan een standaardinrichting van processen. Derhalve zal configuratie op lokaal niveau tot een minimum beperkt worden. Deze conformatie biedt zowel voor- als nadelen. De voordelen zijn dat de complexiteit van processen en inrichting gereduceerd wordt. Eveneens worden processen transparanter gemaakt en wordt betere documentatie vastgelegd. Door het gebruik van standaardprocessen wordt ook de implementatie van deze processen eenvoudiger en korter. Echter, de conformatie aan standaardprocessen vereist wel bereidheid tot aanpassing en flexibiliteit van de organisatie. De organisatie doet er goed aan deze eventuele aanpassingen in een vroeg stadium te identificeren en deze te integreren in de implementatieaanpak.

Connectiviteit en integratie

ERP-cloudoplossingen maken veelal gebruik van een eigen onderliggend platform. ERP-aanbieders bieden dit platform ook aan zodat derde partijen de mogelijkheid krijgen aanvullende functionaliteit te ontwikkelen. Enkele aanbieders (zoals TBlox) bieden verschillende functionaliteiten aan in een appstore die zowel intern als extern ontwikkeld zijn. De voordelen voor de derde partijen (eenvoudige toegang tot meerdere klanten) en voor de ERP-aanbieder (bredere functionaliteit) vertalen zich in een enorme potentie voor de afnemer van ERP.

Daarnaast is er potentie voor een nog verdergaande integratie: ketenintegratie. Een ERP-afnemer kan bijvoorbeeld een module voor inkoop gebruiken. Wanneer zijn leverancier hetzelfde ERP-systeem gebruikt, maakt men feitelijk gebruik van hetzelfde systeem: een inkooporder voor partij A is tegelijkertijd een verkooporder voor partij B. Deze integratie biedt verschillende voordelen: synchronisatie is beter gewaarborgd, organisaties kunnen masterdata delen en interactie tussen partijen is realtime en zonder aanvullende koppelingen te realiseren.

In het maken van een afweging voor een cloud-based ERP-oplossing moet een organisatie niet alleen kijken naar de ERP-oplossing op zichzelf, maar ook naar het zogenaamde ecosysteem. Het voordeel van ketenpartijen die eveneens gebruikmaken van dezelfde ERP-oplossing, moet men voorzichtig wegen. Duidelijkheid dient te bestaan over het belang van ketenpartners en de beoogde efficiëntievoordelen.

Beschikbaarheid en performance

Cloudoplossingen zijn beschikbaar wanneer er toegang tot het internet is. Dit biedt mogelijkheden voor bijvoorbeeld de inzet van mobiele apparatuur zoals smartphones en tablets. Het betekent echter ook een afhankelijkheid van de internetverbinding. Derde partijen die internettoegang beheren moeten worden meegenomen in de keten van afhankelijkheden en afspraken omtrent beschikbaarheid en recoverytijden moeten worden herzien om deze keten te borgen.

Flexibiliteit

Doordat productieomgevingen in de cloud zijn opgezet, kunnen gemakkelijk test- en trainingsomgevingen tijdelijk en op afroep worden gerealiseerd. Het is hierbij niet nodig om extra serverruimte te kopen omdat die wordt afgenomen in abonnementsvorm, net als de productieomgeving.

Door de beperkte implementatie-inspanning, het abonnementsmodel en de beschikbaarheid van trial-versies voor cloud-services, is het voor afnemers eenvoudiger over te stappen naar andere cloud-aanbieders.

Desondanks is vendor lock-in een risico dat niet moet worden onderschat. Leveranciers van cloud-ERP slaan data op specifieke wijze op, waardoor het niet vanzelfsprekend is dat deze later gemakkelijk kan worden gemigreerd naar andere providers. Als afnemende partij is het van belang te beseffen hoe informatiemanagement en het eigenaarschap van gegevens zijn ingericht. Afnemers doen er verstandig aan de gerelateerde risico’s af te dekken in de contracten met de leveranciers, waarbij ook expliciet gekeken moet worden naar migratieaspecten.

Aanbieders en stand van zaken

Verschillende partijen hebben de cloud aangegrepen als distributiemodel voor hun software. Doordat deze partijen software hebben ontwikkeld op basis van multi-tenancy en virtualisatie, waren zij in staat ERP-software significant goedkoper aan te bieden. Hierdoor hebben zij een eerste voordeel gehad op de grotere concurrenten zoals SAP, Oracle en Microsoft.

Een belangrijke kanttekening die moet worden gemaakt, is dat aanbieders zich veelal focussen op (deel)processen en niet op de volledige bedrijfsvoering die ERP voor ogen heeft. Denk bijvoorbeeld aan TBlox, dat voornamelijk is gericht op ondersteuning van inkoopfunctionaliteit, of aan Raet, dat het HRM-domein ondersteunt. Deze processen zijn relatief makkelijk te scheiden van de financiële bedrijfsvoering van een bedrijf en introduceren daardoor relatief weinig complexiteit en afhankelijkheden. Hiernaast zijn er ook leveranciers die een specifieke branche bedienen zoals ServiceNow, dat een ERP-cloudplatform biedt voor de ERP van IT-dienstverleners die de processen voor projectmanagement tot en met het beheer van IT ondersteunt.

Traditionele ERP-leveranciers zien zich genoodzaakt om ook een deel van hun producten aan te bieden in de cloud. Deze verrijking van het productaanbod stelt hun klanten in staat keuzes en combinaties te maken. Daarnaast maakt de cloud ERP-producten toegankelijker voor het MKB. ERP-leveranciers definiëren nieuwe proposities als two-tier ERP, waarbij voor grote bedrijven met complexe en dure bestaande ERP-oplossingen op corporate level een cloudvariant wordt aangeboden voor kleinere en minder complexe dochterondernemingen.

Partijen als SAP, Oracle & Microsoft, ieder met hun eigen traditionele salesmodellen voor ERP, bieden inmiddels een breed palet aan cloudoplossingen:

SAP

Met de ondersteuning van clouddiensten speelt SAP in op verbeterde toegankelijkheid van producten en applicaties. De cloud-based ERP-oplossing van SAP, SAP Business ByDesign (2010), ondersteunt alle businessprocessen vanuit één oplossing welke met name geschikt is voor MKB en kleinere entiteiten van multinationals (subsidiaries). SAP is momenteel echter niet voornemens om haar core R3-systeem door middel van de cloud beschikbaar te maken. Met de overname van Ariba en het Ariba Network tracht SAP wel een cloudplatform in de markt te zetten waarmee diverse ERP-systemen met elkaar kunnen communiceren.

Oracle

Oracle biedt met Fusion Applications een nieuwe range aan on-demand en open-standaard ERP-producten aan. Oracle focust met haar clouddiensten op toekomstig sociale, interactieve en mobiele businessmethodieken. Een verschil met SAP is dat Oracle naast SaaS ook virtualisatie en hardware aanbiedt en derhalve een full range aan cloudproducten biedt.

Microsoft Dynamics

Microsoft biedt via een partnernetwerk (ERP) producten aan. Als basis hiervoor heeft Microsoft Azure opgezet dat fungeert als PaaS en waarop haar partnernetwerk SaaS templates voor Dynamics kan ontwikkelen.

In het algemeen zien we vanuit de verschillende leveranciers een focus op minder complexe omgevingen, zoals kleinere organisatie-eenheden (dochterondernemingen/businessunits) en het MKB.

Doordat clouddiensten uitgaan van een gestandaardiseerde inrichting zal dit in de toekomst uitdagingen bieden voor de relatie tussen producenten en verkooppartners. Het vrijgeven van broncode om ‘branchespecifieke’ oplossingen te ontwikkelen versus standaardisatie resulteert mogelijk in conflicten. Eveneens moet worden opgemerkt dat het aantal volledige ERP-oplossingen in een publieke cloud beperkt is. Veelal zijn de geboden cloudoplossingen gestart vanuit focus op een deelproces en is op basis van de klantwensen de functionaliteit uitgebreid. Doordat deze aanbieders een significante klantenportefeuille hebben is het niet onwaarschijnlijk dat er op korte termijn een aantal cloud-based ERP-systemen bestaat die functionaliteit in de volledige breedte aanbieden en een daadwerkelijk alternatief zijn voor de leden van de gevestigde orde: SAP, Oracle en Microsoft.

De invulling van de cloud-based ERP door leveranciers is dus nog volop in beweging. Geregeld komen nieuwe partijen op de markt die het aanbod vergroten terwijl bestaande partijen hun aanbod verbreden. Organisaties worden uitgedaagd om hun korte- en langetermijn-IT-strategie te heroverwegen en te bepalen in hoeverre cloud-based services waarde kunnen toevoegen voor hun ERP-inrichting.

Conclusie

Bij strategievorming omtrent ERP en het selecteren van een ERP-systeem doen organisaties er goed aan de verschillende scenario’s voor ERP in relatie tot de cloud te overwegen en te integreren in de pakketselectie.

Is de ERP-strategie gericht op het beperken van de kosten en het outsourcen van IT, dan kan het gebruikmaken van de cloudinfrastructuurlaag (IaaS) in combinatie met bestaande ERP-software en licenties voldoende mogelijkheden bieden. Wanneer de organisatie echter een stap verder wil gaan moet zij de trip naar de wolken niet benaderen als technische exercitie, maar de principes van de cloud omarmen en standaardprocessen adopteren. Bedrijven dienen zich af te vragen in hoeverre ze in staat zijn processen en bijbehorende IT-inrichting te delen zonder de benodigde business requirements tekort te doen.

De geboden functionaliteit en beschikbaarheid van cloud-based ERP is nog beperkt en volop in ontwikkeling. Naast een functionele beperking is ook het voldoen aan lokale requirements een issue, met name denkend aan financiële wetgeving waaraan nog niet kan worden voldaan, bijvoorbeeld indien de oplossing in meerdere landen zou moeten worden gebruikt. Door het jeugdige karakter van cloudapplicaties genieten deze producten ook nog onvoldoende vertrouwen van de markt vanwege mogelijke continuïteits- en compliancerisico’s.

Leveranciers richten zich terecht op de MKB-sector. Voor het MKB zijn de kostenvoordelen het meest significant in relatie tot de schaalbaarheid die het zelf kan realiseren. Daarnaast kan de behoefte aan maatwerk worden beperkt. Bij het selecteren van een leverancier is het van belang de filosofie van de organisatie inzake interfacing, haar ecosysteem en ketenintegratie te evalueren. Los van de functionaliteit biedt dit namelijk een doorkijk naar de potentie van de leverancier en het aangeboden ERP-pakket.