Aan de vooravond van het laatste jaar van de invoeringsperiode van de euro staat er nog het nodige op de actielijsten van de europrojecten. Een groot deel van het Nederlandse bedrijfsleven heeft gekozen voor een late invoering van de euro, met als gevolg een grote hoeveelheid eurotransformaties uit te voeren in het jaar 2001.
Na de recente vernieuwde aandacht voor het midden- en kleinbedrijf lijkt het hoofdstuk van het kweken van bewustwording te kunnen worden afgesloten. Ook het nadenken over de consequenties van de euro en het studeren op bijzondere vraagstukken, zoals bijvoorbeeld rondom het effect van afrondingen, is voor een groot deel passé, of zou dat moeten zijn. Het ‘praten over’ is geweest, de studiegroepjes zullen op zeer korte termijn moeten afronden, de mouwen moeten worden opgerold voor weer een grootscheeps traject: het voorbereiden, organiseren en uitvoeren van de organisatiebrede euroconversie.
Ondanks het toch sterk verschillende karakter van beide projecten zal het er op diverse plaatsen net zo spannend aan toe gaan als in het bewuste weekend rondom de overgang naar het jaar 2000. De geautomatiseerde systemen van organisaties ondergaan opnieuw een forse omzetting. Ook is er nu sprake van een grootscheepse omzetting (omrekenen) van gegevens en is het effect op medewerkers ditmaal groter. De financiële huishouding van organisaties wordt omgezet naar de euro. Opnieuw de spanning of de systemen, en dan nu in euro, goed opkomen, met een integere gegevensset en in staat tot een goede verwerking van de bedrijfstransacties in euro. Lag de directe zorg bij de millenniumwisseling met name bij de ICT’ers, bij de euro zullen ook de financiële functies heel direct bij de omzetting betrokken zijn.
De redactie van Compact heeft de laatste twee nummers van 2000 gereserveerd voor een serie artikelen over de euro. Nog eenmaal is een artikel gewijd aan een in de praktijk veelvuldig toegepaste gestructureerde aanpak. Deze fasering kan hulp bieden bij organisaties die nog moeten starten of in de eerste fasen van het project verkeren. Na de algemene aanpak en fasering volgt een serie artikelen over de belangrijkste aandachtsgebieden en projectfasen in de laatste fasen van het project. Zoals hierboven reeds gesteld gaat het in deze periode met name om het voorbereiden, het organiseren en uiteindelijk het uitvoeren van de organisatiebrede omzetting.
Het voorbereiden van de uiteindelijke omzetting begint al in de eerste fase, wanneer nagedacht wordt over de overgangsstrategie (het wanneer en hoe). Concretisering van de wijze van overgang vindt plaats in de fase impactanalyse. Op hoofdlijnen wordt nog stilgestaan bij het belang van deze twee fasen in het kader van een goede voorbereiding. Ook wordt kort stilgestaan bij alternatieve projectaanpakken, bijvoorbeeld projecten die sterk vanuit de ICT-systemen zijn opgezet.
Uit de impactanalyse volgt het feitelijke plan voor de invoering en de overgang. In de implementatiefase zal een en ander moeten worden gerealiseerd. De redactie heeft de volgende bijzondere onderwerpen ten aanzien van deze laatste fase laten uitwerken in artikelen: het samenstellen van het draaiboek dat de eigenlijke periode van omzetting moet organiseren, het uitwerken van de conversiestrategie en -aanpak, de testfase waarin de geruststelling moet worden gevonden dat aanpassingen in onderdelen goed zijn aangebracht en dat het geheel van systemen en procedures ook in combinatie blijkt te werken, het (kunnen) controleren van de integriteit van de uitgevoerde conversie, waarbij in het bijzonder wordt stilgestaan bij het gebruik van conversiecontroleprogrammatuur, en ten slotte wordt aandacht besteed aan het nut en de noodzaak van noodplannen als onderdeel van het europroject.
De artikelenreeks wordt afgesloten met een artikel dat geheel is gewijd aan het vraagstuk van projectreviews. Dit artikel geeft uitwerking aan de achterliggende kwaliteitsvragen en geeft voorbeelden van aandachtspunten voor europrojecten. Met dit laatste artikel richten wij ons met name op de kwaliteitsbeheersende en -bewakende functies binnen het project dan wel de organisatie en interne en externe auditors.
Het hoe van ieder europroject is uiteindelijk vanzelfsprekend sterk afhankelijk van de door de individuele organisatie (of branches, of groepen van organisaties) gekozen wijze van overgang, de aard van de bedrijfsprocessen en de toegepaste geautomatiseerde systemen. Wat dat betreft voldoende variatie in de praktijk! De artikelen zijn alle uitgewerkt aan de hand van een eenduidige fasering van het europroject, met een duidelijke filosofie achter de opbouw. De auteurs laten echter genoeg ruimte voor alternatieve aanpakken, in de hoop een voldoende algemeen bruikbare tekst te bieden.
