ICTU is agile

Interview: Tom Koenraads

Over ICTU

Stichting ICTU werd in 2001 opgericht door het ministerie van BZK en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten; ICTU is een instelling van en voor overheden. Het werkveld van ICTU is de digitale overheid. Deze zorgt voor het verbeteren van zowel de werkprocessen bij overheden als de dienstverlening aan de maatschappij en de interactie met burgers.

ICTU werkt in opdracht van overheden aan de verbetering van digitale processen. ICTU heeft als doel de slagkracht van de overheid te vergroten in projecten waarin het benutten van ICT een rol speelt en waarin meerdere overheidsorganisaties samenwerken.

Het project

ICTU is een projectorganisatie. Bemensing van projecten vindt plaats met een kern van eigen personeel (projectleiders, adviseurs en architecten), aangevuld met andere specialisten.

ICTU heeft op het moment van schrijven ruim 30 lopende projecten. Natuurlijk is ieder project uniek, maar er zijn ook overeenkomsten. In de projecten waar ICTU zelf software ontwikkelt, wordt al jarenlang iteratief gewerkt. De laatste jaren wordt daarbij steeds vaker gebruikgemaakt van de agile softwareontwikkelmethode Scrum.

Een van deze projecten is het Landelijk Register en Gemeenschappelijke InspectieRuimte KinderOpvang en Peuterspeelzalen (LRKP) dat in opdracht van het ministerie van SZW door ICTU is gerealiseerd. De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) speelt een belangrijke rol in de regie op en het technisch beheer van het LRKP. ICTU voert tot en met 2015 voor DUO het applicatiebeheer en de doorontwikkeling uit.

De Wet kinderopvang die in 2010 van kracht werd, heeft tot doel grip te krijgen op de kwaliteit van de keten en de overheidsuitgaven voor kinderopvang. Daartoe is eerst een landelijk register opgezet, ter vervanging van de afzonderlijke gemeentelijke registraties. Dat register is gekoppeld aan het toeslagensysteem van de Belastingdienst: ouders ontvangen alleen kinderopvangtoeslag als hun voorziening in het register staat. Ook is het register gekoppeld aan een systeem ter ondersteuning van de GGD’en en de gemeenten ten behoeve van het toezicht- en handhavingsproces.

Voor een kijkje in de keuken van dit project volgt een interview met Lara van Riet (projectleider) en Johan Piet (technisch projectleider).

Agile werken volgens Scrum

Zou je willen omschrijven hoe bij jullie het agile werken is ingericht?

In het LRKP-project werken we volgens Scrum, redelijk volgens het boekje. De belangrijkste kenmerken zijn voor ons dat er wordt gewerkt in een multidisciplinair team, dat het team regelmatig contact heeft met zowel opdrachtgever als eindgebruikers en dat iedere iteratie een werkend product wordt opgeleverd.

Wat zien jullie als de belangrijkste voordelen van agile werken?

De opdrachtgever weet vooraf waar hij aan toe is: de doorlooptijd en kosten van een project staan vast. Daarbij heeft hij tot het laatste moment de mogelijkheid om bij te sturen op de inhoud.

De eindgebruikers krijgen een werkend product. Een product dat voor hen prettig werkt, want ze hebben zelf bijgedragen aan de ontwikkeling, wat weer zorgt voor draagvlak.

Het ontwikkelteam wordt aangestuurd op basis van vertrouwen. Dat resulteert in een hoge betrokkenheid, een prima sfeer en een continue prikkel om een zo goed mogelijk resultaat neer te zetten.

Wat is voor jullie lastig bij het agile werken? Wat levert de meeste hindernissen op?

Als je zelf agile werkt, wil je graag dat de rest van de wereld dat ook doet, maar dat is niet altijd even eenvoudig. Een nieuwe opdrachtgever is niet gewend om gedurende de ontwikkeling nog zo veel keuze­vrijheid te hebben. En een beheerder is niet gewend om vanaf het begin mee te kunnen denken over het eindresultaat.

Agile werken is heel intensief. Met name als een project al wat langer loopt, is het niet vanzelfsprekend dat de eindgebruikers voortdurend betrokken blijven, terwijl dat essentieel is voor een goed resultaat.

In een agile project wordt bij voorkeur geen energie gestoken in producten die geen meerwaarde hebben voor de realisatie. Een voorbeeld hiervan is documentatie: een ontwikkelteam heeft in dat opzicht andere behoeften dan bijvoorbeeld een beheerder. Het is dus van belang om daarover goede afspraken te maken.

Houden jullie kengetallen bij? Meten jullie? Zo ja, wat?

Om grip te hebben op een proces moet je weten hoe het loopt; om bij te kunnen sturen moet je het effect weten van een verandering. En meten is weten, dus we meten zo veel mogelijk. Maar niet met alles wat we weten doen we (meteen) iets.

We meten een groot aantal KPI’s, zowel ten aanzien van het proces als ten aanzien van de kwaliteit van het eindproduct. Voorbeelden hiervan zijn de efficiëntie van ontwikkeling, de participatie van de eindgebruikers, de onderhoudbaarheid van de software en de dekkingsgraad van het testen. Die kengetallen geven ons handvatten ter verbetering. En ze geven de stakeholders inzicht in onze manier van werken, en daarmee vertrouwen.

Hoe voeren jullie testen uit? Voeren jullie acceptatietesten uit na iedere iteratie? Betrekken jullie ook eindgebruikers bij het testen?

Behalve dat we de (vanzelfsprekende) interne testen uitvoeren, proberen we ook zo veel mogelijk de eindgebruikers te betrekken. Aan het einde van iedere iteratie wordt de gerealiseerde software gedemonstreerd; dat is het moment van acceptatie. Daarnaast staat de laatste versie van de applicatie continu ter beschikking van de eindgebruikers in een ‘demonstratie’-omgeving, zodat ze deze zelfstandig of aan de hand van enkele scenario’s kunnen testen. De feedback die we daaruit krijgen is waardevol voor de verdere ontwikkeling.

Hoe gaan jullie om met continue verbetering binnen/over de teams?

Initiatieven voor verbetering van het ontwikkelproces komen vaak vanuit het team zelf. Dat wordt gestimuleerd door een moment te nemen voor reflectie op de opgeleverde iteratie (in Scrum-termen: de retrospective). Maar verbeteringen gebeuren ook spontaan; je voelt nog steeds de ambitie van het team voor verdere verbetering.

Heb je nog een goede tip voor andere organisaties?

Het is belangrijk dat het agile werken wordt begrepen en gedragen door alle betrokkenen. Opdrachtgever en eindgebruikers mogen meer verwachten. Daar staat tegenover dat ze tijdens het traject meer betrokken zijn bij de ontwikkeling. Een agile project is geen softwarefabriek die draait op een eilandje. De nadruk ligt op samenwerken: in de aanloopfase van een project moeten verwachtingen worden uitgesproken en afspraken worden gemaakt. Aan de ontwikkeling van een goed product heeft iedereen bijgedragen.