Inleiding

Iedere verandering bij een organisatie staat op zichzelf en brengt nieuwe uitdagingen met zich mee. De verandering wordt geleid en/of raakt andere mensen dan voorheen, externe factoren volgen elkaar in hoog tempo op en zijn verre van voorspelbaar, het onderwerp van de verandering is de ene keer een strategie en de andere keer een proces, de tijdspanne waarin de verandering gerealiseerd moet worden is nooit precies hetzelfde. Doorgaans wordt in organisaties getracht controle af te dwingen voordat de daadwerkelijke verandering in gang wordt gezet. Het budget wordt bepaald, de planning opgesteld en de benodigde capaciteit in mensen en middelen ingezet (of ingekocht). Door goed na te denken over potentiële risico’s en mitigerende maatregelen, zijn ook de onzekere aspecten in kaart gebracht. Het plan ligt klaar, iedereen weet wat hem of haar te doen staat, de verandering zit in de houdgreep – wat kan er nu nog misgaan? Ziehier het dilemma waar veel organisaties zich in gevangen houden.

Dit artikel beschrijft een nieuwe verandermethodiek, vanuit een onverwacht perspectief. Het perspectief van verhalen in het algemeen en Hollywood in het bijzonder. De parallel met verhalen en Hollywood is meer dan een metafoor alleen. Het geeft een gestructureerde kijk op de verschillende niveaus waarop je naar veranderingen in een organisatie kunt kijken. En biedt herkenbare en praktische handvatten om bijbehorende interventies in de praktijk te brengen.

De belangrijkste boodschap is dat managers moeten beseffen dat het gewenste einde van hun veranderfilm niet per definitie hetzelfde is als het verhaal van de medewerkers. Een besef dat leidt tot twee verschillende aanpakken van verandermanagement. Discussie over de beste aanpak gaat vaak in op de tegenstrijdigheden. De harde versus de zachte aanpak. Inhoud versus proces. Getallen versus gevoel. Dit artikel pleit voor het bewust en overtuigd toepassen van beide vormen van interveniëren – en leidt tot een completer en daarmee effectiever veranderinstrument.

Een ander perspectief op verandermanagement

In deze nieuwe verandermethodiek staan drie uitgangspunten centraal. Alle drie de uitgangspunten worden besproken in het artikel. Waarbij telkens zal blijken dat het perspectief leidt tot een helder begrip van de veranderuitdagingen in transformatieprocessen. Een perspectief dat eveneens oplossingen biedt voor deze uitdagingen, door het toepassen van concepten die wij allemaal kennen. Maar voordat we gaan regisseren en de scènes in uw transformatieproces kunnen analyseren, is het van belang de drie uitgangspunten voor deze verandermethodiek te onderkennen.

1. Verandering ontstaat grotendeels ook ongepland

De wereld staat niet stil, sterker nog, het is juist het uitgangspunt de wereld (of in ieder geval de organisatie) te veranderen gedurende de tijd die voor de transformatie gegeven is. Hoewel het doel om te veranderen gepland is, zal het verloop van die veranderingen genoeg verrassingen en onvoorziene gebeurtenissen opleveren. Die je maar tot op een bepaalde hoogte kunt beïnvloeden. De overtuiging dat verandering deels ontstaat, gaat uit van de mogelijkheid om in iedere situatie weer te kijken welke stuurinstrumenten u gegeven worden. Dit vormt de basis voor een veranderstrategie die is toegesneden op de complexiteit van een transformatie.

2. Controle op verandering is beperkt

Verandermanagement zoals dat vaak wordt beschreven en gepraktiseerd, gaat uit van een gecontroleerd activiteitenplan met vooraf bepaalde uitkomst. Deze traditionele kijk neemt als uitgangspunt dat de (theoretische) intentie van de veranderstrategie altijd gelijk staat aan de (praktische) uitkomst. Echter, de controle en effectiviteit van dergelijke methoden stopt wanneer die uitkomst niet dezelfde is. Op dat moment moet worden overgestapt naar andere interventies. Interventies die veel minder te maken hebben met ingrijpen, maar vooral met begrijpen ([Ardo11]). Je bewust zijn van dit onderscheid en daar op een verschillende manier invulling aan geven, vormt een essentieel onderdeel van een transformatieproces zoals je dat normaal alleen in films ziet.

3. Conflict hoort erbij

Mensen zijn verhalenvertellers en binnen een organisatie worden meerdere verhalen verteld. Verhalen die niet altijd stroken met de doelstelling van de transformatie, het verhaal van het hoger management. In tegenstelling tot een film is binnen een organisatie geen alwetende schrijver aanwezig die gebeurtenissen tot in de puntjes kan sturen tot het gewenste einde. In een organisatie lopen heel veel karakters rond, die allen een eigen perspectief hebben op het verhaal. En die perspectieven conflicteren nu eenmaal. Het is de uitdaging met elkaar de verschillende perspectieven te begrijpen. Zodat eenieder kan bepalen wat nodig is om het gewenste doel van de transformatie te halen. Door aandacht voor het conflict kan weerstand worden omgezet naar executie. Executie van een succesvolle verandering.

In het vervolg van dit artikel zal allereerst ruimte worden genomen de uitdaging van een transformatie beter te begrijpen. Vervolgens zullen bovenstaande drie uitgangspunten verder worden uitgewerkt in het licht van het bereiken van een succesvol transformatieproces, en voorzien van concrete praktische handvatten. Wilt u liever gelijk de film zien, dan vormt de paragraaf ‘Hollywood schrijft ideale (verander)verhalen’ het startpunt.

Op naar een transformatieproces zoals je dat normaal alleen in films ziet!

Transformaties zijn te complex voor volledige controle op verandering

Omgaan met de aanwezige complexiteit vormt de belangrijkste uitdaging van een transformatie. Terecht wordt door Dieperink en Tegelaar ([Diep11]) aangegeven dat een transformatie wordt gekenmerkt door verschillende factoren en zij alle dimensies van de organisatie beïnvloedt. Deze definitie geeft daarmee al impliciet aan dat op meerdere niveaus in een organisatie sprake is van veranderingen en aanpassingen. De laatste constatering komt expliciet terug in de definitie van Lundberg. Hij schreef reeds in 1997 dat een transformatie gaat over de ‘modification of the number, structure and functioning of a human system’s components and/or members so as to enable more and/or different changes and adaptions‘. Een transformatie heeft dan ook betrekking op de totale optelsom van structuur en medewerkers. En van beide wordt gevraagd te veranderen. Het liefst tegelijkertijd en zonder problemen. In die opgave schuilt de complexiteit. Voor het toepassen van de juiste veranderstrategie is het belangrijk te begrijpen hoe deze complexiteit zich uit in veranderprocessen.

Verandering kan in de regel gepland of emergent tot stand komen ([Todn05]). Een transformatie gaat uit van de geplande verandering: het hoger management neemt een weloverwogen strategisch besluit dat een ingrijpende verandering vereist. Het einddoel wordt duidelijk geformuleerd en vooraf kan worden bepaald welke stappen en activiteiten nodig zijn om dat einddoel te bereiken. Geplande verandering is succesvol indien de huidige situatie en haar routines kunnen worden onderbroken, voor het voorspelbaar doorvoeren van dat vooraf gepland proces. Maximale controle, maximale stabiliteit – ze vormen vaak de uitgangspunten van een dergelijke veranderstrategie.

Deze behoefte aan maximale controle en stabiliteit wordt echter net zo vaak op de proef gesteld. Want door een samenspel van verschillende factoren ontstaat verandering die niet was gepland: de emergente verandering. Op de organisatiebrede schaal waarop een transformatie zich afspeelt, ontstaat verandering onherroepelijk ook emergent. Omgaan met deze vorm van verandering vereist een continu proces van leren ([Dunp93]) omdat telkens op een andere manier met deze verandering dient te worden omgegaan. De veelgehoorde klacht over emergente veranderstrategieën is dat deze te abstract, voornamelijk voorschrijvend en lastig toe te passen zijn ([Whel03]).

Ofwel:

Een transformatie wordt zoveel mogelijk gecontroleerd gemanaged, maar voorspelbaarheid van alle (f)actoren in een verandering is een illusie door de complexiteit van een transformatie. Dit terwijl de veranderstrategie vaak gericht blijft op het bereiken van zoveel mogelijk controle en stabiliteit. Deze verandermethodiek neemt het standpunt in dat verandering contingent is. Dat betekent dat organisaties, groepen en individuen in iedere situatie tijdens een veranderproces de keuze hebben iets te doen met de factoren in die situatie. Soms betekent het dat u verandering kunt managen door de voorwaarden daarvoor grotendeels zelf te scheppen door middel van beproefde verandermanagementmethoden. Soms betekent het dat u verandering moet managen door tegenstrijdige overtuigingen of blokkerende patronen te benoemen in de situatie die zich voordoet. Op naar Hollywood.

Hollywood schrijft ideale (verander)verhalen

Een mooi uitgangspunt natuurlijk, Hollywood en verhalen verbinden aan de uitdaging van een organisatietransformatie. Maar films zijn voor het vermaak en organisaties veranderen is bittere ernst. Het doel van organisaties is het geld dat zij besteden weer terug te verdienen. Vergis u niet, dit geldt eveneens voor de industrie die Hollywood is. Zij investeert miljoenen, soms zelfs in één enkele film, waarvan het succes dusdanig groot moet zijn dat de investering zich terugbetaalt. Films als The Godfather of Inception bewijzen dat de keuzes van Hollywood nog steeds hun financiële vruchten afwerpen. De genoemde films hebben alleen al met hun bioscoopbezoek respectievelijk veertig en (bijna) vijf keer zoveel opgebracht als ze hebben gekost. Beide zijn schattingen, maar zelfs met een kleine bandbreedte zijn het cijfers die tot de verbeelding spreken. Welke organisatie droomt niet van een return on investment van (bijna) 500 procent?

Wellicht nog fascinerender is dat het uitgangspunt voor deze succesformule al in 1920 is gelegd. De formule staat bekend als het klassieke Hollywood narrative (the classic Hollywood narrative). Het klassieke Hollywood narrative is in 1929 voor het eerst in films gebruikt – en vormt nog steeds de basis voor het verhaal en plot van vele films. Van The Birds en Psycho, via One Flew Over The Cuckoo’s Nest tot The King’s Speech of een willekeurige Disney film. Niet alleen kennen zij grotendeels eenzelfde verhaallijn, twee andere kenmerken keren ook altijd terug.

Ten eerste worden verhalen volgens de klassieke leest van Hollywood altijd in lineaire volgorde verteld. Ten tweede sturen de keuzes van de filmkarakters het verloop van het verhaal. Dat is uitermate herkenbaar: in ons dagelijks leven verloopt ook alles lineair (op elke actie volgt een reactie) en met onze keuzes proberen we het verloop van de dag zo goed mogelijk te sturen. We vereenzelvigen ons daardoor met de karakters en hun beslommeringen. We vragen ons tijdens de film af of de onmogelijke liefde tussen twee mensen toch kan worden geaccepteerd door hun omgeving, of de antiheld alsnog de waardering krijgt die hij verdient. Hollywood heeft, met andere woorden, een best practice gevonden voor het op meeslepende wijze vertellen van de perfecte verandering.

Op het hoogste niveau bestaat een dergelijk klassiek verhaal uit drie ‘Acts’. Elk van deze ‘acts’ heeft een bepaalde doelstelling en wanneer deze is voltooid, zal door middel van (eveneens) klassieke overgangen de overgang worden gemaakt naar een nieuwe ‘Act’. Act I introduceert de doelstelling van de verandering en zet alle karakters in beweging, het is de ‘setup’ van het verhaal. Act II staat in het teken van de ontwikkeling van de karakters, in de context van verschillende gebeurtenissen die zij in een verandering doormaken. In Act III is de doelstelling van de verandering gerealiseerd, eind goed al goed.

Dit klassieke verhaalverloop is opgebouwd uit verschillende traditionele verhaalelementen ([Lynn05]). Deze verhaalelementen kunnen worden gebruikt voor het ontwerpen van een nieuwe veranderstrategie. Deels komen die stappen overeen met de bekende verandermethoden (zo dient in een verhaal altijd een serieus probleem te worden gedefinieerd of een doel te worden gehaald). Deels zijn het aspecten die nieuw zijn; een verhaal zoekt altijd het conflict op voordat de hoofdpersoon daadwerkelijk kan veranderen, terwijl traditioneel verandermanagement als doel heeft te allen tijde succesvol te zijn om gecontroleerd het succes te behalen. Dit artikel zal niet verder ingaan op het exacte ontwerp van dit script voor een veranderverhaal. Nadruk zal nu worden gelegd op een net zo herkenbaar aspect van verandering dat organisaties vaak liever uit de weg gaan: weerstand.

De realiteit bestaat uit heel veel (verander)verhalen

In tegenstelling tot een auteur van een boek of film, kunnen we de realiteit en het verloop niet in de greep houden. De strategie regisseren zoals een auteur zijn of haar film schrijft, is een illusie. De mate van controle houdt een keer op. De voorspelbaarheid van resultaten van de verandering trouwens ook. Zeker in een transformatie, de meest complexe vorm van veranderen. De zojuist besproken interventies richten zich op het ontwerp van die transformatie. Welke activiteiten onderkennen we en welk resultaat willen we daar uit halen? Ze richten zich daarmee (eenzijdig) op de structuur van de verandering. In Hollywoodtermen: ze grijpen in op het verhaal, niet op de plot.

Dat zit zo. Een film kan worden gezien als een narrative. Inderdaad, daar is geen Nederlands woord voor. Hoe dan ook: een narrative bestaat uit een verhaal en een plot. Een onderscheid waar men het al jaren over eens is ([Bart75], [Bord85], [Carr86]).

Figuur 1. Het narrative, combinatie van het verhaal en de plot.

Het verhaal is de chronologische vertelling van incidenten of gebeurtenissen ([Boje01]; p. 1). Niets meer, niets minder. Wanneer Tom Hanks als Paul Edgecomb in The Green Mile een nieuwe gevangene ontmoet, is dat op zichzelf een onderdeel van het verhaal. Het verhaal vormt daarmee de structuur van een narrative. Merk op dat op eenzelfde manier naar veranderprocessen wordt gekeken: iedere transformatie is een opeenvolging van gebeurtenissen, incidenten en evenementen, die een organisatie, groep of individu uitvoert of ondergaat.

De plot is de interpretatie of representatie van de gebeurtenissen waar het verhaal uit bestaat. Ofwel, to become a narrative, [events] require a plot, that is, some way to bring them into a meaningful whole ([Boje01]). Wie de plot snapt, snapt waarom gebeurtenissen plaatsvinden in een verhaal. De plot is het organiserende thema van een narrative. Paul Edgecomb moest de nieuwe gevangene ontmoeten, om later te ontdekken dat hij helende krachten heeft en een vriendin van hem kan genezen. En nog veel belangrijker: dat niet alles is wat het lijkt en achter ieder persoon onverwachte kwaliteiten schuilgaan. Een dergelijke plot geeft betekenis aan en zorgt voor begrip voor de gebeurtenissen in het verhaal. Interveniëren op de plot van de verandering is zodoende gericht op het beter begrijpen. Begrijpen wat moet gebeuren om de doelstelling van de verandering te realiseren – en begrijpen waarom dat soms niet lukt.

Het in het kader geïllustreerde samenspel bepaalt hoe we de wereld om ons heen zien en hoe we daar in acteren. Immers, ‘how people perform depends on how situations occur to them’ ([Zaff09]). Dat klinkt theoretisch, maar het probleem in de praktijk is dat binnen organisaties enorm veel verschillende beelden bestaan bij dat einddoel (de plot). Een fenomeen dat ook wel bekendstaat als weerstand. Weerstand is daarmee het verschil in interpretatie over de uiteindelijke doelstelling. Weerstand overwinnen betekent het veranderen van overtuigingen en gedrag. Zodat de organisatie als geheel daadwerkelijk aansluit bij de doelstelling van de transformatie en begrijpt wat daar op individueel of groepsniveau voor nodig is om dat te veranderen. Een dergelijke verandering is niet maakbaar, niet te regisseren. Dat vraagt andere interventies.

Conflicterende perspectieven op de verandering begrijpen

Wat zou een film zijn zonder dialoog? Het zou voelen als een serie van gebeurtenissen waar door de mensen geen betekenis aan wordt gegeven en waar geen mogelijkheid aanwezig lijkt te zijn iets aan die loop van gebeurtenissen te veranderen. Dat is precies de doelstelling van dit onderdeel van een transformatieproces zoals je dat normaal alleen in films ziet. Het omvat het op individueel en groepsniveau interactie zoeken over de gewenste verandering. Conflict opzoeken is daarin het belangrijkste uitgangspunt.

Conflict opzoeken voor een succesvol transformatieproces? Dat klinkt tegenstrijdig. Als verandermanager zijn we immers geënt op het realiseren van een succesvolle transformatie. Onvoorspelbare conflicten en risico’s maken daar geen onderdeel van uit.

Toch wel. Een transformatieproces zoals je dat normaal alleen in films ziet omarmt conflict.

Erkennen dat conflict een onlosmakelijk onderdeel is van een veranderproces biedt de ruimte hier iets aan te doen. Even terug naar het verhaal, de plot en hoe deze zich uiten in de praktijk van alledag. Een gezamenlijke plot is belangrijk in het zo succesvol mogelijk doorlopen van het transformatieverhaal. In tegenstelling tot een film is binnen de organisatie geen alwetende schrijver aanwezig die gebeurtenissen tot in de puntjes kan sturen tot het gewenste einde. De uitdaging, die voor transformaties extra sterk geldt, is het onderkennen van heel veel aanwezige plots in de organisatie. Daarin uit zich de uitdaging voor het managen van de complexiteit binnen een transformatie. De oplossing voor de verandermanager presenteert zich in de vorm van het expliciet maken van de conflicterende perspectieven. Dat vereist geen methodologie of stappenplan dat ingrijpt op verschillende perspectieven. Het vereist een analyse-instrument dat helpt de conflicterende beelden, perspectieven en gedrag te begrijpen. Dit verschil tussen ingrijpen en begrijpen ([Ardo11]) is belangrijk om de twee vormen van strategie uit elkaar te houden.

Het benodigde en gehanteerde analyse-instrument voor conflicterende perspectieven (zie ook het kader) staat in de literatuur bekend als het proces van deconstructie. Schrijver en wetenschapper Boje (2001) heeft veel onderzoek gedaan naar het gebruik van verhalen binnen organisaties. Boje stelt dat een narrative in de dagelijkse realiteit van organisaties ontstaat door de combinatie van verschillende verhalen en plots binnen een organisatie: de antenarrative. Het proces van deconstructie ontleedt die wirwar aan verhalen en plots. Door vanuit verschillende perspectieven naar een verhaal te kijken, ontdekt u de tegenstrijdigheden en het conflict.

Figuur 2. Het proces van deconstructie uitgebeeld.

Hoe pakt u zo’n proces van deconstructie nu aan? En wat heeft dat eigenlijk met films te maken? Het antwoord komt samen in een bekend onderdeel van iedere film: de scène.

Een scène in lijn brengen met de plot

Een filmscène bestaat uit drie onderdelen, drie processtappen zo u wilt. Binnen deze drie stappen kan het proces van deconstructie worden vormgegeven in iedere situatie. Iedere situatie waar conflict en weerstand zich uiten. Door het toepassen van de drie stappen en hun analyse-instrumenten zult u het veranderverhaal van uw organisatie beter begrijpen. Het lijkt wel een cliffhanger! Ofwel, tijd voor de uitleg.

Een scène bestaat uit:

De opening link: welke gebeurtenissen, incidenten, gedrag, gesprekken en/of acties hebben geleid tot de situatie die momenteel wordt geanalyseerd? De analyse hiervoor vindt plaats door het expliciet maken van een individueel perspectief over die gebeurtenissen, incidenten, gedrag, gesprekken of acties. In de vorm van een hypothese. De analyse van hypothesen is het deconstructieproces in zijn meest simpele vorm. Boje (2001) geeft zeven verschillende manieren aan om conflicterende beelden te onderzoeken. U analyseert daarmee alle mogelijke tegenstrijdigheden die ook worden verteld maar niet altijd worden gehoord. Het resultaat is een optelsom van alle aanwezige hypothesen.

Het hart van de scène: welk gedrag of patroon uit zich normaal in deze situatie, gebaseerd op de verzamelde hypothesen? Volgens Bordwell (1985) worden de verwachtingen en aannames over het verloop van een verhaal gevormd op basis van kennis (‘Op basis van kennis van dit proces, lijkt het mij logisch dat …’), ervaring (‘Uit mijn ervaring met ons als team, is het zeer waarschijnlijk dat …’) of inference (‘Omdat ik patroon x heb gezien, en y, moet nu wel patroon z volgen …’). Door dit proces van onderzoek begrijpt u het blokkerende patroon dat zichtbaar wordt bij een individu of groep. Het patroon dat we normaal als ‘weerstand’ benoemen en vermijden.

De closing link: welk gedrag of welk patroon moet een individu of groep veranderen? Om te zorgen dat dit gedrag en/of patroon in de volgende situatie (de volgende scène!) wel het verhaal dichter bij de plot brengt. Het bepalen van ieders bijdrage kan alleen indien de conflicten in de vorige fase zijn blootgelegd. Als de verschillende perspectieven van elkaar begrepen worden. Als een gezamenlijk beeld over de plot bestaat. Dan pas kan – in dialoog – worden gesproken over de gewenste patronen, routines, acties of gedrag van ieder individu. Met andere woorden, men bespreekt met elkaar ieders bijdrage om het gewenste gedrag of patroon te realiseren. Dialoog is immers het voortbouwen op één idee, of zoals Isaacs (1999; in [Ardo09]) het verwoordt: ‘a conversation with a center, not sides‘.

Hypothesen formuleren, het blokkerende gedrag of patroon begrijpen, een oplossing kiezen en veranderen. Weick & Quinn (1999) en Boje (2001) spreken over dit proces als het herschikken van de situatie. U zet de tijd als het ware even stil. Bespreekt met elkaar wat tot de situatie heeft geleid (de opening link). Onderzoekt en begrijpt het patroon waar u zelf of als groep met elkaar in vastzit (het hart van de scène). En tot slot bepaalt u samen het patroon dat moet leiden tot een succesvoller veranderproces (de closing link).

Terugkijkend zit de praktische waarde van het deconstructieproces voornamelijk in het moment van interveniëren. Wanneer u beseft dat je een transformatieproces vanuit een ander perspectief kunt bekijken, bijvoorbeeld dat van individuele werknemers, zijn de tegenstrijdigheden te benoemen. Dat stelt u voor de keuze daar wel of niet actie in te ondernemen. Door de nadruk op het individuele perspectief is dat een interventie op microniveau. Met als doelstelling de verandering als het ware bij te sturen, herschikken ‘of what is already under way’ ([Weic99]). In die zin is het antenarrative proces niets anders dan een gebeurtenis in het grotere veranderverhaal plaatsen en dat in overeenstemming brengen met de te bereiken plot als gewenste ‘einde’ aan het verhaal. Dit door het moedwillig opzoeken van conflicten binnen bestaande verhalen of patronen.

En men veranderde nog lang en gelukkig

In ieder verhaal, zeker een verhaal volgens de wetten van het klassieke Hollywood narrative, wordt altijd toegewerkt naar een gesloten einde. Eén oplossing, één resolutie. De aftiteling volgt en het ‘normale leven’ kan weer beginnen. Binnen de context van een organisatieverandering geldt dat het verhaal zich al afspeelt in het normale leven. Dat het verhaal een integraal onderdeel uitmaakt van de stroom aan gebeurtenissen in uw organisatie. Met andere woorden, het is in mindere mate een geregisseerd geheel waarin alles na afloop weer ‘was zoals het altijd was’.

Zeker met diepgewortelde patronen bij individuen of groepen zal het een zoektocht blijven naar omgaan met verschillende aspecten van een conflict. In die zin eindigt een transformatie vooral in een staat van harmonie. Het blijft de uitdaging die harmonie te blijven bewaren door het conflict weer op te zoeken en te begrijpen als de status-quo weer onder druk wordt gezet.

Aan het begin van dit artikel werd gesteld dat het gewenste einde van hun veranderfilm niet per definitie dezelfde is als het verhaal van de medewerkers. Nu is duidelijk dat u als verandermanager twee instrumenten heeft om die uitdaging invulling te geven. Ontwerpt u uitsluitend het verhaal als regisseur van de transformatie? Of besteedt u ook aandacht aan de verhalen en interpretaties van uw verhaal, die onherroepelijk tijdens een transformatie ontstaan?